[Mẹo hay] hướng dẫn cách giảm dung lượng File Word vô cùng đơn giản

Có bao giờ bạn gặp rắc rối với việc lưu trữ hay mở những File Word quá nặng, trên email khiến chúng ta bực mình. Chính vì vậy chúng ta cần phải giảm dung lượng File Word để thuận tiện hơn trong công việc. Và cách đơn giản nhất chúng ta có thể nghĩ ngay tới việc đó chính là bỏ bớt những nội dung không cần thiết, xóa bớt ảnh hoặc giảm độ phân giải của File Word.

Hướng dẫn cách giảm dung lượng File Word vô cùng đơn giản

Khi bạn có một tài liệu dài, kích lượng file lớn thì điều đầu tiên các bạn nên làm là nén các hình ảnh trong đó bởi hình ảnh trong file word là nguyên nhân khiến dung lượng file tăng đáng kể.

Để có thể giảm dung lượng file Word, bạn có thể tham khảo một vài mẹo khá hay ho dưới đây.

1. Chỉnh sửa hình ảnh trước khi chèn vào tài liệu

Nếu như bạn chỉnh sửa một hình ảnh trong Word thì Microsoft sẽ lưu toàn bộ những bước chỉnh sửa hình ảnh đó của bạn. Bởi vậy, nếu như bạn cắt hình ảnh trên trong tài liệu thì Word vẫn giữ nguyên chất lượng của ảnh gốc.

Cách giảm dung lượng ảnh hàng loạt bằng Photoshop

Khi đó, kích thước tài liệu của sẽ bị tăng một cách không cần thiết. Do đó, hãy chỉnh sửa hình ảnh, giảm dung lượng ảnh trước khi chèn vào tài liệu.

2. Cách giảm dung lượng ảnh trong Word

Bằng cách nén ảnh trực tiếp chúng ta sẽ giảm nhẹ được rất nhiều dung lượng của File Word. Ta thấy rằng việc chèn nhiều tấm ảnh dung lượng cao cũng có thể khiến cho File Word của bạn nặng tới hàng chục Mb, thậm chí là cả trăm Mb nếu được chèn nhiều ảnh.

Bước 1: Chọn vào hình ảnh để làm xuất hiện tab Format, tiếp đến chọn vào tab Format và chọn Compress Pictures một cửa sổ tùy chọn sẽ hiện ra.

Click vào ảnh chọn FormatClick vào ảnh chọn Format

Bước 2: Hiện ra hộp thoại menu Compress Pictures tiếp tục chọn vào bỏ tùy chọn apply only this picture tiến tới chọn các thông số ảnh mong muốn để giảm mật độ ảnh.

Các tùy chọn hiện ra bạn có thể tùy chọn mật độ điểm ảnh mong muốn, tùy vào cấu hình dung lượng hình ảnh muốn lựa chọn ta có thể đưa ra các tùy chỉnh thông số ảnh muốn giảm chất lượng phụ thuộc vào việc bài viết có nhiều hay ít hình ảnh, các thiết lập này là tùy biến cho người sử dụng và căn cứ vào số lượng, chất lượng ảnh bạn chèn vào bài viết. Cho nên sẽ không có lựa chọn nào là hoàn hảo hay tuyệt đối cả.

Chọn Compress PicturesChọn Compress Pictures

3. Tắt tính năng chỉnh sửa trong word với hình ảnh mặc định

Đối với cách giảm dung lượng file Word bằng cách này, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết sau:

Bước 1: Click vào File và chọn Option.

Hộp thoại OptionHộp thoại Option

Bước 2: Click vào tab Advance.

tab Advancetab Advance

Bước 3: Ở hộp thoại menu Image Size quality bỏ lựa chọn tùy chọn Do not compress Image file và click vào OK để lưu lại thay đổi thuộc tính.

Bỏ lựa chọn ở tùy chọn Do not compress Image fileBỏ lựa chọn ở tùy chọn Do not compress Image file

Với hai cách trên chúng ta hoàn toàn có thể giảm dung lượng file Word một cách nhanh chóng bằng cách giảm dung lượng ảnh chèn vào File. Từ đó chúng ta sẽ giảm được dung lượng của File Word một cách khá nhiều. Vì dung lượng lớn nhất phát sinh của File word đa phần là do hình ảnh chèn vào File.

4. Ngừng nhúng Font chữ trong tài liệu

Tại sao bạn lại muốn lãng phí dung lượng file tài liệu bằng cách nhúng các phông chữ nhỉ. Bạn có thể thực hiện bằng cách:

Vào File > Options > Save. Tiếp đó bạn tắt tùy chọn Embed fonts in the file.

Cách này khá hiệu quả đó, khi bạn kích hoạt tính năng nhúng font chữ vào vô hiệu hóa tùy chọn “Do not embed common system fonts” thì sự khác biệt về kích thước có thể là gần 2MB. Ngay cả khi tính năng “Do not embed common system fonts” được kích hoạt (có nghĩa là font chữ Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, v.v …không được bao gồm thì kích thước file vẫn lớn hơn 1,3MB.

Ngoài ra việc sử dụng các phần mềm nén File sẽ giảm dung lượng file Word của các bạn nhẹ hơn khi gửi mail. Việc này là cần thiết sẽ giúp cho File của các bạn trước khi gửi đi sẽ có dung lượng nhẹ, giảm thiểu lỗi khi phải gửi bằng email. Ngoài ra việc này sẽ giúp cho chung ta tránh được virus khi tải về và bung nén.

  • Xem thêm: Cách giảm dung lượng file PDF bằng các công cụ hữu ích

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *